Die private Nutzung eines Firmenfahrzeuges erfolgt nach der gesetzlichen Regel nach der 1%-Methode und wird deshalb häufig als 1%-Regel bezeichnet. Die Bewertung erfolgt pauschal und nutzungsunabhängig. Die Pauschalbewertung ist meist vorteilhaft für den Fiskus; die Pauschalbewertung kostet in der Regel viel Mehrsteuern. Aus verfassungsrechtlichen Gründen muss daher eine alternative Bewertungsmöglichkeit zur Verfügung stehen.
Diese alternative Bewertung erfolgt nach der sog. nutzungsabhängigen Fahrtenbuchmethode; die Fahrtenbuchmethode ist die gesetzliche Ausnahme. Bei der Fahrtenbuchmethode wir die Nutzungsentnahme mit den anteiligen Kosten angesetzt. Ist eine Voraussetzung nicht erfüllt, erfolgt die Bewertung über die 1%-Regel.
Voraussetzungen der Fahrtenbuchmethode:
- Gesamtaufwendungen für das Fahrzeug, besteht aus den laufenden Kosten (Kraftstoff, Steuern, Versicherungen, Leasing, Absetzung für Abnutzung)
- ordnungsgemäßes Fahrtenbuch.
In der Praxis besteht häufig der Vorsatz die negative 1%-Methode durch ein traditionelles Fahrtenbuch zu verhindern. Fast genauso häufig scheitert der Vorsatz an der Umsetzung und der notwendigen Disziplin, alle Fahrten mit den notwendigen Daten aufzuzeichnen. Das unzulässige nachträgliche erstellen eines Fahrtenbuches ist zeitraubend, nervend und fehlerintensiv; die Fehler werden bei einer Prüfung schnell aufgedeckt.
Mit einem elektronischen Fahrtenbuch kann sehr einfach das notwendige ordnungsgemäße Fahrtenbuch geführt werden. Auch wenn das elektronische Fahrtenbuch monatliche Kosten verursacht, so lassen sich dadurch komfortabel und einfach die 1%-Methode und hohe Steuerbeträge vermeiden. Der Einwand, dass mit dem elektronischen Fahrtenbuch keine “optimierten Aufzeichnungen” geführt werden können (gemeint ist die Manipulation des Fahrtenbuches zur Verminderung des privaten Nutzungsanteils), ist wertlos, weil 1. unzulässig, 2. fehlerintensiv, 3. nervend, das Fahrtbuch am Wochenende nachzuschreiben und 4. es gar nicht darum geht 99 % betrieblicher Nutzungsanteil zu deklarieren; der Vorteil ergibt sich schon aus dem Wegfall der 1%-Methode.
