Wird der Privat-Pkw für eine Dienstfahrt genutzt, so können die Aufwendungen bei der Einkommensteuer steuermindernd als Werbungskosten berücksichtigt werden.

Für beruflich veranlasste Fahrten (das gilt auch für Betriebsfahrten beim Unternehmer und bei Fahrten im Zusammenhang mit Vermietungseinkünften), kann für die Ermittlung des Aufwandes zwischen zwei Möglichkeiten ausgewählt werden. Die Aufwendungen können mit der

• KM-Pauschale von 30 Cent für jeden gefahrenen Kilometer, oder mit den
• tatsächlichen Aufwendungen für das Fahrzeug angesetzt werden (§ 9 Abs. 1 Nr. 4a EStG).

In der Praxis wird häufig nur die KM-Pauschale angesetzt, obwohl die tatsächlichen Aufwendungen, meist viel höher sind und ein höherer Werbungskostenabzug (Betriebsausgabenabzug) möglich wäre. Die tatsächlichen Kosten ermitteln sich anhand der Fahrzeugkosten des Jahres und der Fahrleistung in KM. Die Finanzverwaltung lässt für Arbeitnehmer zu, dass der einmal ermittelte Kostensatz solange genutzt werden darf, bis sich die Aufwandsverhältnisse wesentlich ändern (R. 9.5 Abs. 2 LStR). Die Berücksichtigung der vom ADAC pro Fahrzeugtyp ermittelten Selbstkosten können nicht berücksichtigt.

Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ist davon abweichend nur die Berücksichtigung mit der sog. Entfernungspauschale möglich.

Auch der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer die Fahrtkosten bei Verwendung des Privat-Pkw steuerfrei ersetzen. Für die steuerfreie Fahrtkostenerstattung stehen auch beide vorgenannte Möglichkeiten zur Verfügung. Üblich ist die Fahrtkostenerstattung nach der KM-Pauschale. Steuerfreie Fahrtkostenerstattungen mindern den Werbungskostenabzug, da insoweit kein Aufwand beim Arbeitnehmer verbleibt. Die gesetzliche Regelung hierzu befindet sich in § 3c Abs. 1 EStG. Beim Ansatz der KM-Pauschale von 30 Cent verbleibt nach der Arbeitgebererstattung in Höhe von 30 Cent auf Aufwand von 0 EUR.

Beim Kombinationsmodell wird der KM-Satz nach dem tatsächlichen Aufwand ermittelt. Bei der Einkommensteuererklärung werden die Aufwendungen, soweit diese die steuerfreie Arbeitgebererstattung übersteigen, als zusätzliche Werbungskosten berücksichtigt.

Beispiel: Der KM-Satz beträgt nach der Ermittlung 1,52 EUR pro gefahrenen Kilometer. Der Arbeitnehmer ist im Jahr 8.000 km beruflich gefahren. Die tatsächlichen Aufwendungen für die Berufsfahrten betragen 12.260 EUR. Die steuerfreie Fahrtkostenerstattung durch den Arbeitgeber beträgt 2.400 EUR (8.000 km x 0,30 EUR). Der übersteigende Betrag von 9.860 EUR kann bei der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten berücksichtigt werden. Die typisierende Steuererstattung beträgt 3.944 EUR (40 %).